Le Code du travail, dans le secteur professionnel, n'impose aucune date limite à laquelle doivent être versés les salaires. De ce fait, les employeurs sont libres de verser le salaire de leur personnel en fin de mois ou durant le mois suivant. Cependant, des principes doivent obligatoirement être appliqués : la périodicité de règlement doit être respectée et le salaire doit être perçu durant un jour ouvrable. Ces dispositions s'appliquent à tous les salariés mensualisés, sans distinction de poste. Sans quoi, les patrons s'exposent à des sanctions pour tout retard ou non-paiement du salaire. Voici en détail ce que vous devez savoir à propos de ce sujet.
Quelles obligations légales entourent le versement du salaire ?
Bien que la loi ne fixe aucune date précise pour le règlement des salaires, les employeurs doivent respecter des échéances précises pour effectuer les paiements. Il est nécessaire de rappeler que ces paiements, souvent mensuels, doivent obligatoirement se faire aux collaborateurs à intervalles réguliers. Voici la périodicité régulière à respecter selon le type d'accord et de salarié :
- Salariés mensualisés : versement du salaire au moins une fois par mois pour les salariés en contrat à durée indéterminée et en contrat à durée déterminée ;
- Salariés non mensualisés : versement tous les 16 jours au plus, avec au moins deux virements par mois, pour les travailleurs saisonniers, intermittents ou temporaires.
- Stagiaires : pour tout stage supérieur à 2 mois, une gratification qui est une compensation versée mensuellement au stagiaire pour son temps de présence est obligatoire ;
- Fonctionnaires : versement suivant le calendrier défini par leur administration, mais le salaire est généralement versé 2 jours ouvrables avant chaque fin de mois.
Aussi, une fois la date de règlement convenue entre le patron et le salarié (par exemple, le 15 du mois), elle doit être rigoureusement respectée. Modifier cette dernière sans motif valable constitue légalement une infraction. De même, le versement du salaire doit être effectué un jour ouvrable, à l'exception du virement bancaire qui peut être opéré un week-end.
Comment la date limite de versement du salaire est-elle déterminée ?
La date précise à laquelle le salaire est versé est généralement convenue par le dirigeant. Ce qui permet aux salariés de recevoir un salaire correspondant au travail réalisé à échéance régulière. Ci-dessous figure la liste des différents facteurs qui déterminent cette date limite de versement du salaire :
- Contrat de travail : le jour de règlement est souvent précisé à l'intérieur des clauses que contient cet accord que signe l'employé.
- Conventions collectives : ces textes prévoient une date de règlement précise à laquelle l'entreprise doit impérativement se plier.
- Accords d'entreprise : ils concernent la fixation du salaire, le règlement de celui-ci et les potentielles primes ou indemnités communiquées par le dirigeant.
Ainsi, si votre patron décide de vous verser votre salaire un 11 décembre, la date limite de son prochain versement sera fixée au 11 janvier. Celui-ci est en effet tenu de respecter une échéance d'un mois maximum entre chaque encaissement.
Quels éléments de salaire sont soumis à un délai de paiement ?
Le versement mensuel du salaire tient compte de l'ensemble des variables relatives à l'activité du mois. En fait, cette périodicité s'applique aux éléments de base qui se retrouvent le plus souvent sur le bulletin détaillant la rémunération de l'employé. Parmi ces éléments figurent :
- Le traitement brut du salaire
- Les heures complémentaires ou supplémentaires
- Les indemnités d'astreinte
- La majoration des jours fériés
- Les avantages en nature
Les primes ponctuelles, en revanche, suivent une autre logique. Elles peuvent être perçues trimestriellement ou en fin d'exercice, par exemple :
- Les primes annuelles
- Le 13e mois
- Les intéressements
- Les commissions
Ceci explique pourquoi le règlement du salaire s'accompagne du bulletin de paie. Par ailleurs, certaines professions donnent lieu à un versement en deux fois du salaire. Dans le secteur commercial, il est courant de verser le salaire principal en fin de mois, complété ensuite par un second versement.
Quels recours existe-t-il en cas de retard de versement ?
Dans ce cas, pour obtenir votre salaire, vous devez d'abord mettre en demeure le dirigeant pour qu'il procède au règlement le plus rapidement possible. Ce courrier, envoyé avec accusé de réception, est primordial avant l'initiation de toute action judiciaire. Ensuite, si le dirigeant ne procède pas au règlement (ou partiellement), vous devez porter l'affaire devant le Conseil de prud'hommes (CPH). Vous disposez de trois ans pour intenter une action devant l'instance, en déposant une requête dans laquelle vous mentionnez votre identité et celle de celui qui vous embauche. Rappelez-vous que l'objet de la demande doit être précisé, puis la requête doit comporter la date et la signature avant d'être déposée au greffe.
Il faut savoir que l'entreprise qui ne verse pas les salaires aux employés à la date convenue est en faute et encourt une sanction. En effet, le retard de règlement du salaire représente une infraction pénale sujette à une amende allant jusqu'à 2 250 euros par salarié affecté. Ce montant peut donc rapidement être conséquent si plusieurs salariés sont concernés. En outre, le salarié est en droit de résilier son accord en imputant le motif de cette rupture au patron. Cela signifie qu'il peut donc mettre un terme à son contrat de travail à cause du manquement de l'employeur. Ce dernier devra alors en ce qui le concerne verser des indemnités de licenciement, des indemnités complémentaires et des pénalités de retard.
Comment éviter les retards dans le versement du salaire ?
Différentes raisons peuvent expliquer les retards de règlement au sein des sociétés. Toutefois, une cause courante est celle d'une mauvaise organisation de l'entreprise. Voici quelques astuces pour éviter ces retards de versement :
- Automatisation de la rétribution via un logiciel : un logiciel de paie entièrement automatisé peut être incorporé à votre solution SIRH. Ce système informatique gère toutes vos tâches RH (paie, planning, congés, recrutement, formations, etc.) grâce à différents programmes. En automatisant la gestion des rétributions grâce à un logiciel, vous éviterez les retards et les erreurs ! L'objectif est d'optimiser le processus en le fluidifiant et en le simplifiant, tout en réduisant l'intervention humaine. Le logiciel s'occupera de l'établissement d'une fiche de rétribution complète ainsi que des déclarations obligatoires.
- Anticipation des jours fériés et des délais bancaires : prévoyez les versements en tenant compte des jours non ouvrables et des délais bancaires afin d'éviter tout retard dû à des circonstances externes. Un planning établi à l'avance vous permettra de programmer les virements un peu avant la date limite de règlement. Notez que si le virement s'effectue la veille ou pendant un jour férié, il sera reporté au jour ouvrable suivant, ce qui allongera les échéances. Sachez qu'en France, les jours fériés immanquables sont : le nouvel an, Pâques, la fête du travail et Noël.
- Gestion des éléments variables de la rétribution : les primes, les heures supplémentaires et autres éléments variables de la paie peuvent compliquer le processus de facturation. Pour une gestion fluide, pensez à collecter et à valider toutes les informations nécessaires à la rétribution en amont. Les retards dans la transmission des informations peuvent engendrer d'importantes erreurs de calcul, ce qui retarde les versements. Il est tout aussi important que vous assuriez une bonne coopération entre les différents services comme les RH et la comptabilité. Ceci permettra une transmission à temps et sans erreurs des informations relatives à la paie.
En anticipant les futurs obstacles et en adoptant des processus de gestion de rétribution rigoureux, vous garantissez une gestion conforme des paiements. Adoptez donc de bonnes pratiques pour vous assurer de la ponctualité des salaires.
FAQ sur le paiement du salaire : Questions fréquentes
Le paiement de salaire suscite de nombreuses interrogations sur les forums. Voici quelques-unes des plus courantes :
Que faire en cas de non-paiement du salaire ?
Il faut envoyer une mise en demeure avec accusé de réception à votre patron en demandant le règlement sous une échéance raisonnable. Sans réponse de sa part, vous pouvez saisir une instance habilitée comme le Conseil Prud'hommes pour régler l'affaire.
Y a-t-il une différence de délai si le jour de paie tombe un week-end ou un jour férié ?
Oui, il y a une différence de délai, puisqu'un dû qui tombe un week-end ou un jour férié est reporté au jour ouvrable qui suit. Par exemple, si le jour de rétribution tombe sur un lundi férié, alors il sera reporté au mardi suivant le lundi.
L'employeur a-t-il le droit de payer en espèces ?
Oui, le recruteur peut payer en espèces. Il faut toutefois que le salarié formule une demande écrite et sa rémunération ne doit pas dépasser 1 500 euros. Si le salaire est supérieur à cette somme, alors le montant doit obligatoirement être réglé par virement bancaire ou par chèque barré.
Quel est le délai maximum de régularisation en cas d'erreur sur la fiche de paie ?
Le temps imparti pour régulariser une erreur sur la fiche de rétribution est de trois ans, qu'elle soit en faveur du salarié ou du recruteur. Le salarié a trois ans pour contester une erreur et le dirigeant dispose du même temps pour réclamer une somme versée par erreur.
Finalement, en tant qu'employeur, il est crucial de respecter la date limite de paiement des salaires. Cela permet le maintien d'une relation axée sur la confiance avec les collaborateurs et d'éviter des sanctions légales qui sont très onéreuses. Aussi, force est de remarquer qu'il y a diverses solutions sûres pour gérer efficacement les retards. Il revient à chaque organisation de choisir la solution qui s'adapte le mieux à ses besoins.